AGILE HR HRM Matchcare thumbnail

Hoe Agile zijn we eigenlijk als HR?

Agile is het nieuwe paradigma in werkend Nederland. Agile, oftewel wendbaarheid, wordt middels SCRUM veel toegepast in bijvoorbeeld IT-projecten, projectmanagement en productontwikkeling en heeft zijn waarde daar ruimschoots bewezen. Waarom zien we deze Scrum-methodiek nog niet terug in HR -processen, terwijl verandervermogen van organisaties doorslaggevend is voor het bestaan op lange termijn? Daarbij komt dat wendbaarheid van medewerkers één van de meest gevraagde competenties is onder werkgevers.

In dit artikel nemen we je graag mee in de betekenis en meerwaarde van Scrum voor organisaties en HR-professionals. Wat is de waarde in samenwerking? Wat doet het voor een dialoog tussen leidinggevende en medewerker?

Wat is Scrum?

Scrum is een set van richtlijnen om op een flexibele(agile) manier tot resultaat te komen. Deze methodiek is ontstaan vanuit een empirische benadering, waarbij het gaat om continue verbetering van het proces. De kern van Scrum is op structurele basis de voortgang inzichtelijk te maken, deze te analyseren en aanpassingen door te voeren.

Scrum kent 3 pijlers:

1) Transparantie: open en heldere communicatie, voor iedereen beschikbaar.
2) Inspectie: controleren of hetgeen wat vooraf is afgesproken ook het resultaat is.
3) Adaptatie: bereid zijn om aan te passen aan een veranderende omgeving en daarmee te verbeteren.

Deze 3 pijlers zorgen ervoor dat er flexibel gewerkt wordt waardoor de beloftes van scrum worden bereikt. Dezelfde pijlers kunnen ook relevant zijn binnen veel HR-processen. Door het goed uitvoeren van de scrum methodieken zal dit resulteren in de belofte van Agile.

De beloften van Agile

De beloften van Agile zijn: zichtbaarheid vergroten, mogelijkheid tot bijsturen en toegevoegde waarde. Vertaald naar HR-processen leidt de belofte van Agile tot:

Zichtbaarheid vergroten
Kleine veranderingen worden continu doorgevoerd, waardoor het HR-proces blijvend zichtbaar is en medewerkers en management weten wat ze kunnen verwachten.
Mogelijkheid tot bijsturen
In plaats van eenmalige HR-activiteiten continu kort-cyclische stappen met directe feedback.
Toegevoegde waarde
Continu en veelvuldige interactie tussen medewerker en de HR afdeling met minder kans dat je uit elkaar groeit.

De drie rollen van Scrum

Binnen Scrum is een drietal rollen te benoemen, die we ook kunnen toepassen in het HR-proces: Product Owner, Scrum Master en het Team.

1. Product Owner
De rol van Product Owner wordt vaak ingenomen door de leidinggevende. Deze rol is met name gericht op het maximaliseren van rendement binnen de HR-sprint en daarmee ook het maximaliseren van het resultaat voor de medewerker en business. Focuspunten voor de Product Owner zijn: definiëren van de visie, vertegenwoordiger van alle stakeholders, gewenste aanpassingen prioriteren en uitgevoerde aanpassingen controleren op kwaliteit.

2. Scrum Master
Het is de taak van de Scrum Master om het proces te bewaken. De vraag die hierbij centraal staat is: ‘wordt alles uitgevoerd binnen de Scrum-methodiek?’. Het is dus niet persé noodzakelijk dat een Scrum Master inhoudelijk expert is binnen het HR-domein, al is het wel een pré. Periodiek overleg met meerdere leidinggevenden en een vertegenwoordiger vanuit HR kan een vorm zijn van procesbewaking.

3. Scrum Team
De rol van het Scrum Team (de medewerker of afdeling) is het doorvoeren van aanpassingen. De taak van de medewerker of afdeling is dus om de doelen te bereiken, binnen de HR-sprint, zodat deze voldoen aan de vooraf gestelde eisen. Bij het starten van de HR-sprint wordt van de medewerker of afdeling commitment gevraagd hiervoor. De medewerker of afdeling focust zich op kwalitatief én snel opleveren, waarbij het resultaat direct zichtbare meerwaarde levert. Op die manier wordt er in korte tijd steeds waarde toegevoegd en zijn veranderingen continu zichtbaar.

Traditionele beoordelingscyclus versus Scrum

Als we kijken naar het traditionele beoordelingsproces dan valt op dat er weinig contactmomenten zijn tussen medewerker en leidinggevende. Slechts 1 à 2 keer per jaar wordt er een beoordelingsgesprek gevoerd. Het risico hierbij is dat het gewenste resultaat niet behaald wordt, afspraken niet worden nagekomen. Wat aan beide kanten telleurstelling oplevert. Het op deze wijze doorlopen van de HR-cyclus is niet inzichtelijk, noch wordt er continu gekeken of het gewenste resultaat wordt behaald, zodat kan worden bijgestuurd (transparantie, inspectie en adaptie).
Zonde! Dit is wat Scrum voor de HR-cyclus wél teweeg brengt.

Hoe zou een beoordelingscyclus op z’n Scrums worden uitgevoerd?

Om transparantie te creëren worden duidelijk meetbare, SMART-geformuleerde, doelen opgesteld. Dit is wat in Scrum de ‘Definition of Done’ wordt genoemd, oftewel; wanneer is iets echt klaar?

De focus ligt bij de doelen die in een periode van 6 tot 8 weken gerealiseerd dienen te worden. Zo’n periode noemen we een HR-sprint.

Aan het einde van de HR-sprint bekijken we welke resultaten zijn geboekt en wat de doelen zijn voor de volgende HR-sprint. We houden hiermee rekening met een belangrijke Scrum-pijler: inspectie.

Tenslotte wordt er teruggekeken op het proces. Wat ging goed, wat kan beter? Reflectie wordt in Scrum-termen ‘retrospective’ genoemd en draagt bij aan de laatste waardevolle pijler: adaptatie. Belangrijk hierbij is dat er voldoende tijd wordt uitgetrokken.

Het goede gesprek

Scrum voor de beoordelingscyclus betekent dat er het gehele jaar door goede gesprekken worden gevoerd tussen medewerker en leidinggevende. Het proces wordt continu geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd. Dit vraagt dus ook om een Agile houding binnen de HR-afdeling om zo mee te komen met veranderingen in het proces en de business. Door je als HR-afdeling op deze manier in te richten word je daadwerkelijk gezien als business partner.

Beoordelen en functioneren 2.0 binnen Matchcare

Binnen Matchcare zijn we twee jaar gelden gestart met de invoering van een OGSM (Objective, Goals, Strategy en Measurements). Dit instrument wordt op organisatieniveau ingevuld: Wat is de missie (Objective) van de organisatie, wat zijn onze doelstellingen (Goals) om daar te komen, welke activiteiten (Strategies) zetten we daarvoor in en wat is ons dashboard ( Measurements) waarmee we kort-cyclisch monitoren?

Eenzelfde OGSM wordt op teamniveau en individueel niveau gemaakt. Alle individuele OGSM’s tellen op tot de doelstellingen van de teams en daarmee van de organisatie als geheel. Voordeel van deze methodiek is dat voor iedereen zichtbaar is wie welke bijdrage levert; je werkt transparant.

In 2016 hebben we een knoop doorgehakt; deze manier van doelen stellen en kort-cyclisch evalueren en bijsturen paste niet in onze HR-cyclus en om die reden zijn wij gestart met de implementatie van ‘Het goede gesprek’. Dit houdt in dat we, in plaats van eenmaal per jaar een beoordelings- en functioneringsgesprek te voeren, continu in gesprek zijn met onze omgeving. Het idee hiervoor is ontstaan doordat onze IT-afdeling inmiddels volledig volgens de Scrum-methodiek werkt en laat zien welke verbeteringen het oplevert.

Kenmerken van Scrumwise beoordelen

Wat zijn kernmerken van deze nieuwe manier van ‘beoordelen’? Centraal hierin staat dat de medewerker de goede dingen steeds beter gaat doen. Hiervoor stel je heldere doelen op die de basis leggen voor het gedrag. Onderwerpen voor ‘Het goede gesprek’ zijn:

“Doe ik de goede dingen? Doe ik de dingen goed? Wat is mijn kracht? Hoe kan ik me blijven ontwikkelen?”

Belangrijk hierbij is:

Richting geven
Je stelt in overleg aan de hand van een OGSM vast wat de goede dingen zijn.

Resultaten waarderen en verbeteren
Je voert maandelijks een goed gesprek.

Jezelf ontwikkelen

Je wilt het beste uit jezelf halen en vertoont continu nieuw gedrag.

Naast de maandelijkse goede gesprekken vindt er iedere 6 weken een HR-business overleg plaats, waarin alle leidinggevenden, samen met HR als scrummaster, evalueren en bijsturen waar nodig.

 

Contact

Wil je meer informatie? Vul hieronder je gegevens in en we nemen z.s.m. contact met je op.

Ook interessant voor jou?

Privacy Instellingen
Deze website maakt gebruik van verschillende soorten cookies. Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op onze pagina's worden weergegeven. Je kunt hiervoor onze Privacy Verklaring raadplegen. Hieronder kun je je voorkeuren instellen.